エグゼクティブ・アシスタントの利用

エグゼクティブ・アシスタントのペアリングが完了したら、アシスタントにアサインされたユーザーは、エグゼクティブの個人番号に着信した電話を、エグゼクティブに代わって応答することができます。代表番号やグループ番号などの共有番号の着信は対象外となります。

 

利用できるプラン

エグゼクティブアシスタントは Dialpad Talk および Sell ライセンスでご利用いただけます。

 

エグゼクティブへの着信に応答する

個人の通話と同様に、エグゼクティブの個人番号に電話がかかってくると、アシスタントにも右上に着信通知が表示されます(色分けして表示されます)。誰からかかってきたかと同時にエグゼクティブにかかってきたということがわかります。

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グループの通話と同様に、エグゼクティブの通話があった場合、アシスタント全員に着信します。

応答を拒否、あるいは不在着信となった通話は、エクゼクティブのボイスメールへ送られます。

エクゼクティブの受信トレイをプライバシーモードに設定することで、着信は停止し、ボイスメールへ送られます。

 

エグゼクティブの番号から発信する

デスクトップアプリからアシスタントがエグゼクティブの番号で発信をするには、個人の通話と同様にアプリ上部の[新規通話]から、[新規通話FROM:]のプルダウンを表示しエグゼクティブの電話番号を選択します。エグゼクティブの番号にて相手に電話をすることができます。

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通話中の着信

対応可能なアシスタントがいない場合、通話中のアシスタントも着信通知を受け取ります。 以下のような対応オプションがあります:

  • 電話に出る: 現在の通話を一旦保留にして電話に出る(通話を終了するともとの通話者との会話に戻れます)
  • 統合: 現在の通話に2番目の通話者を加え3者で通話ができます
  • 拒否する: この通話をあなたのボイスメールに送ります

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統合は現時点でデスクトップのみでご利用可能です。

 

転送する

個人の電話と同じようにエグゼクティブ宛の電話を転送することができます。 転送方法には、以下の4つの方法があります。各転送オプション機能の詳細は、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

  • 話してから転送
  • そのまま転送
  • ボイスメールへの転送
  • 保留キューを送る

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エグゼクティブとアシスタントは Obihai 端末でお互いに転送することができます。

 

エグゼクティブの受信トレイ

アシスタントのアプリに表示されるエグゼクティブの受信トレイはペアリング時に許可した設定により表示される項目が異なります。

アシスタントに常に表示される項目は次のとおりです:

  • オペレーター (エグゼクティブにアサインされたすべてのアシスタントと対応可能可否を表示)
  • 新着
  • すべて

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エグゼクティブが許可している場合、Pro または Enterprise プランではボイスメールとレコーディングのタブがエグゼクティブの受信トレイに表示されます。

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エグゼクティブのプライバシーモード

エグゼクティブのプライバシーモードをオンにすると、アシスタントへのエグゼクティブへの着信は一時的に停止されます。休憩や長期休暇時などにオンにし、業務を再開する際に再びオフにします。

エグゼクティブへの着信に応答する(モバイル)

HDオンでの着信

  • バナー通知にどのエグゼクティブへの着信か表示されます
  • 緑の受話器のアイコンをタップ

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キャリア経由の着信 (ご利用の携帯の音声ネットワークサービス)

  1. デフォルトの着信通知が表示されます
  2. 転送先番号詳細設定で設定されたルールにより発信者番号が表示されます
  3. 応答をタップ
  4. 1を押して電話に出ます

1を押さない場合、その着信はエグゼクティブのボイスメールに転送されます。

 

転送 (モバイル)

iOSアプリの場合:

  • そのまま転送
  • 話してから転送
  • ボイスメールへ転送(社内のみ)

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転送先が電話を受けられないような場合、相手のボイスメールに転送することもできます。

Androidアプリの場合:

  • そのまま転送
  • 話してから転送
  • ボイスメールへ転送

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Q&A 録音について

エグゼクティブが REC ボタンで手動録音した通話を、アシスタントが聞くことはできますか?

できます。アシスタントのアプリで、エグゼクティブの受信トレイ > [レコーディング] に表示されます。

アシスタントが REC ボタンで手動録音した通話を、エグゼクティブが聞くことはできますか?

エグゼクティブのアプリでは再生できません。アシスタントが代理で応答して REC ボタンから手動で録音した通話は、アシスタントのアプリの受信トレイ > [レコーディング] にのみ表示されます。

アシスタントが REC ボタンで手動録音した通話を、エグゼクティブが聞く方法はありませすか?

エグゼクティブのアナリティクスから通話リストをクリックします。フィルターで [このオフィス] または [あなた] を選択して該当する通話を検索します。該当する通話が見つかったら、[オプション] > [コールレッグを表示] をクリックして展開します。再生ボタン [▶︎] をクリックします。 

エグゼクティブとアシスタントの両方の通話リストにペアリング中に行われた通話履歴と録音が表示されます。すなわち通話リストを使うことで、ペアリング中の通話録音はアシスタントおよびエグゼクティブ双方にとって再生可能となります。

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