カンパニーの共有連絡先の作成

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カンパニー全体で連絡先を共有するには、管理者はCSVデータをアップロードすることができます。

共有連絡先は、全ユーザーが検索からアクセスでき発信が可能となります。

 

利用できるプラン

すべての Dialpad プランにて、カンパニー管理者が管理者画面よりアップロードできます。

 

CSVデータの準備

カンパニー管理者が、管理者画面 > カンパニーを開き、[CSVテンプレートファイル] をクリックして、テンプレートをダウンロードします。

Note: 手順を実行するには、カンパニー管理者権限が必要です。

shared_contact01.png

 

CSVファイルの作成には、以下要件をご確認ください。

CSVファイルは UTF8 文字コードで保存する必要があります。

 

必須項目

１行目には次のヘッダーを入れてください:

  • First_Name
  • Last_Name

Screen_Shot_2020-02-13_at_12.01.51_PM.png

英語で入力する場合、大文字・小文字は区別されます。

オプション項目

  • email
  • phones
  • extension
  • company 
  • role
  • uRLs
  • country (米国番号には不要)
  • uid **

shared_contact02.png

 

電話番号のフォーマットについての注意点

  • プラス「＋」記号を先頭に入れて、国番号から入力してください（例：+81312345678）
  • ピリオドで区切るフォーマットには対応しておりません。例：+81.3.777.7777 
  • 複数の番号を登録したい場合、+81312345678|+81622223333 のように番号を「|」にて区切ってください
  • Excel 等のセルは自動的に数式と認識します。文字列を認識させるには、電話番号を入力の際は頭にアポストロフィー「’」をつけてください。例： '+81312345678

 

CSV ファイルのアップロード

管理者画面から、以下手順を実行します。

  1. 左上のドロップダウンメニューから [カンパニー] を選択します。
  2. 左のメニューから [共有連絡先] を選択します。
  3. [CSVをアップロード] を選択します。shared_contact06.png

  4. PCのローカルフォルダから、アップロードするCSVファイルを選択します。shared_contact00.png

    アップロードが完了後、ポップアップにて実行内容が表示されます。
    shared_contact03.png

アップロードエラー対策

アップロードがエラーとなる場合、CSVに桁数やフォーマットなど無効な電話番号が含まれないか、またCSVがUTF8 文字コードで保存されているかなどをご確認ください。エラーに対する対応策は以下ヘルプ記事をご参照ください。

 

共有連絡先のエクスポート

カンパニーの共有連絡先をCSVでエクスポートします。

なお、新規でユーザー追加/削除された情報が [ユーザーリストをエクスポート] に反映されるまでには、最大 6 時間ほどかかります。半日待ってエクスポートをご確認お願いいたします。

 

Shredcontat_export.jpg

 

利用方法

アップロードが完了すると、共有連絡先は、カンパニーのすべてユーザーが検索することが出来るようになります。

  • 共有連絡先がグループやオフィス代表番号で通話されると、グループ/代表番号ごとに連絡先が作成されます。色付きのタグで識別できます
  • 共有連絡先の通話履歴は、グループ/代表番号のオペレーターが検索、閲覧できます
  • 共有連絡先を更新すると、グループ/代表番号ごとに作成された連絡先にも反映されます
  • 共有連絡先はカンパニー内すべてのユーザーがアプリで編集可能です

アプリ検索例

人型アイコンにカーソルを合わせると会社名、役職名、メールアドレスが表示されます。

__________2018-12-18_18.23.42.png

[連絡先を編集] には csv ファイルに入力した氏名、番号、メールアドレス、会社名、役職名、URLが反映されます。

__________2018-12-18_19.06.15.png

連絡先の編集

以下の項目が連絡先のプロフィールで編集可能です:

  • 名前
  • 番号
  • メールアドレス
  • 役職
  • URL

アプリから共有連絡先を削除する場合は、その連絡先との通話履歴、チャット、会社スレッドが削除されるのみです。削除後でも検索は可能です。

共有連絡先はGoogle Workspaceもしくは Microsoft 365には同期されません。

 

 

共有連絡先を検索する

現時点では、共有連絡先は次のキーワードでのみ検索可能です:

  • メールアドレス
  • 名前
  • 電話番号

 

FAQs

CSVに記載する連絡先件数に上限はありますか？

1 CSVファイルで最大 500 件の連絡先をアップロードできます。これ以上の連絡先は、CSVを複数に分割してアップロードしてください。

件数の多いファイルを複数アップロードする場合、データベース側でのデータ登録を確保するため、各アップロードに5分程度の間隔をおいて実行ください。

アップロード後、連絡先が表示されないのはなぜですか?

アップロード後、共有連絡先は検索からアクセスが可能になります。

アップロード後、エクスポートに新規追加分が表示されないのはなぜですか?

エクスポートには、アップロード翌日から反映されます。

 

その他

個人連絡先、グループ連絡先、共有連絡先の違い