音声自動応答システムIVR機能編 (2022年6月)

 

着信鳴動設定とは?

お客様からの着信鳴動設定には、「鳴動先の電話番号に所属しているオペレーターが対応する」オペレーターと、「電話は鳴動させず、受けた電話を別の窓口に転送する」その他のルーティングの2つの対応パターンがあります。

普段、オペレーターがお客様からのお電話を一次受付して、内容を伺った上で適切な担当者(担当部署)に転送されている方は、IVR (Interactive Voice Response)を活用することで、担当者を介すことなく、お客様からのお電話を直接担当部署に転送し、電話受付の業務効率化を図ることができます。

 

IVR機能とは?

コンピューターによる音声自動応答システムです。例えば、代表電話にかかってきたお電話を、オペレーターを介すことなく音声案内に従い、お客様ご自身で転送先(営業部やマーケティング部など)を選択いただいて、適切な部署に転送することができます。

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設定方法;

1.転送先のグループを用意する
お客様からの電話の転送先となるグループを作成しましょう。

※グループの作成には電話番号を用意する必要はございませんが、お客様にグループ番号から折り返しの連絡をされたい場合は、グループに対して番号をつける必要がございます。その場合、追加番号ライセンス¥500/月のご契約が必要となりますので、担当営業までその旨ご相談ください。

2.電話番号の鳴動設定を変更する
お客様に公開する電話番号の「着信鳴動設定」を変更しましょう。

【設定手順】
A.Dialpad管理画面>該当の電話番号を選択
B.営業時間&着信処理から、”着信処理を編集”を選択
C.営業時間内ルーティングを選択>ルーティングオプションから”その他のルーティングオプションを選択”
D. IVRへを選択>0~9番内にて転送先をふりわける

※お客様に流れる振り分け先のグループ選択音声は別途設定いただく必要がございます。「メッセージを録音」を押していただくと、弊社推奨のスクリプトが表示されますので、参考にしていただき音声の吹き込み作業を行ってください。

細かい設定方法につきましては、こちらのサイトをご確認ください。

*本設定は、管理者さまのみ可能です

 

FAQs

Dialpad以外の電話番号へ転送できますか?

オプション機能を設定いただくことでご利用いただけます。ご希望の場合は、弊社サポートチームまでご連絡ください。

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