データ保持ポリシー

Dialpad はカスタマイズ可能なデータ保持ポリシーを提供します。お客様のご希望に応じて、削除するデータの種類、ポリシーの種類、期間、削除対象のビジネスユニット（特定のオフィス全体、特定のグループ、特定のコンタクトセンター）を設定可能です。

デフォルトでは、お客様によるデータの削除、アカウントの解約、またはデータ保持ポリシーの設定が行われない限り、Dialpad 利用期間中のデータは削除されません。アカウントを解約した場合は、すべてのデータが180日後に完全に削除されます。

保持期間 vs アクセス期間

ポリシーの適用対象

データ保持ポリシーはターゲットに設定することで、そのターゲットのデータ (通話、メッセージ、ミーティングなどのインタラクション) に対して適用されます。同一のユーザーであっても、発信元や所属によって異なるターゲット配下でデータが生成される場合があります。

例として、ポリシーがグループに設定された環境で、ユーザーがこのグループの電話番号で行った通話は、ポリシーの対象となります。一方で、ユーザーの個人番号はポリシーの適用対象外となります。

データ保持ポリシーは、以下のターゲットに適用できます。

データ保持ポリシーの設定

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

オフィスレベルで設定

1. [オフィス] > [データ保持ポリシー] を選択します。

2. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリックします。更新する場合は [データ保持ポリシーを更新]をクリックします。

3. 必要な設定オプションを選択します。

4. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存します。

5. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定します。更新する場合は[ポリシーを更新] をクリックします。

コンタクトセンターレベルで設定

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

1. [コンタクトセンター] を開き、コンタクトセンターを選択します。

2. [詳細設定] に移動します。

3. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリックします。更新する場合は [データ保持ポリシーを更新]をクリックします。

4. 必要な設定オプションを選択します。

5. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存します。

6. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定します。更新する場合は [ポリシーを更新] をクリックします。

グループレベルで設定

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

1. [グループ] を開き、グループを選択します。

2. [詳細設定] に移動します。

3. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリックします。更新する場合は [データ保持ポリシーを更新] をクリックします。

4. 必要な設定オプションを選択します。

5. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存します。

6. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定します。更新する場合は [ポリシーを更新] をクリックします。

コーチングチームレベルで設定

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

1. [コーチングチーム] を開きます。

2. コーチングチームを選択します。

3. [詳細設定] を開きます。

4. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリックします。更新する場合は [データ保持ポリシーを更新]をクリックします。

5. 必要な設定オプションを選択します。

6. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存します。

7. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定します。更新する場合は[ポリシーを更新] をクリックします。

ユーザーレベルで設定

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

1. [オフィス] を開きます。

2. [ユーザー] をクリックします。

3. 対象ユーザーの [オプション] を選択します。

4. [管理者] を選択します。

5. [データ保持ポリシーの設定] をクリックします。

   

6. [データ保持ポリシーを更新] をクリックします。

7. 必要な設定オプションを選択します。

8. [ポリシーを保存] ボタンをクリックして確定します。

データ保持ポリシーの設定が変更される度に、カンパニー管理者には更新通知が自動配信されます。

ポリシーの種類とデータの種類

ポリシーには以下の３つの種類があります。

クリーンアップ & アーカイブ

アーカイブにより、データはアプリの検索結果には非表示となりますが、データ自体は削除されません。アーカイブされたデータは、管理者が引き続き確認できるほか、アナリティクスレポートでも利用可能です。

アーカイブは、データのボリュームが多い環境で、管理者以外のユーザーに対して過去データへのアクセスを制限しつつ、レポートやアナリティクスで利用するためにデータへのアクセスを維持したい場合などに便利です。過去の会話履歴スレッドからは引き続きアーカイブデータを閲覧可能です。

コンテンツの削除

コンテンツの削除は、通話録音、トランスクリプト、ボイスメールとそのトランスクリプト、メッセージ 、AI トランスクリプトなどのユーザーアクティビティに関連するコンテンツを削除します。

コンテンツの削除は利用者の環境ならびに Dialpad システム上からデータが完全に消去されることを意味します。

コンテンツの削除は通話履歴のエントリ自体を削除するものではありません。また、発信者および着信者の氏名や電話番号を削除するものでもありません。名前や電話番号は個人情報に該当しますが、コンテンツには該当しないため、コンテンツの削除でこれらの個人情報は削除されません。

ただし、ユーザーが完全に削除された場合（72 時間の猶予期間経過後）、またはグループが削除された場合、Dialpad は [コンテンツの削除] だけでなく [コンテンツと個人情報の削除] を自動的に適用します。この場合、発信者および着信者の氏名と電話番号が通話履歴から削除され、通話履歴画面およびデータエクスポート上で空白として表示されます。詳細については、後述の「コンテンツと個人情報の削除」をご参照ください。

現時点では削除するコンテンツをカスタマイズできません。例えばトランスクリプトを残してボイスメールだけ削除することや、通話録音を残してボイスメールだけ削除といったことには対応していません。コンテンツを削除するとすべてのコンテンツが削除されます。

コンテンツと個人情報の削除

エンティティから、ユーザーに紐づくコンテンツおよび個人を特定できるすべての情報を削除します。これはコンテンツの削除に加え、通話のメタデータから個人情報を削除することを意味します。具体的には、通話履歴から個人を特定できる以下のすべてのデータを削除します：

• 外部通話相手の名前と電話番号

• 通話参加者 ID

• ルーティングデータ

• すべてのコンテンツ (「コンテンツの削除」を参照)

データの種類とポリシーの種類

一つのグループ (オフィス、グループ、コンタクトセンターなど) に対して複数のポリシーを設定する場合は、同じ保存期間に設定します。

遡及的なデータ削除

遡及的なデータ削除を使用すると、管理者は新しく更新されたより厳格な保存ポリシーを、その範囲内にある既存のすべてのデータに適用できます。この一回限りの操作により、将来生成されるデータだけでなく、過去に蓄積された既存データにも新しいルールが遡及適用され、削除が実行されます。

遡及的なデータ削除は自動的には適用されないため、ポリシーを更新する際に明示的に選択する必要があります。データ削除はバックグラウンドで実行され、データの量によっては、影響を受けるすべてのデータを完全に処理するのに数時間かかる場合があります。

遡及的なデータ削除は、ポリシーを以下のように更新する場合にのみ利用可能です：

• [クリーンアップとアーカイブ] から [コンテンツを削除] に更新

• [クリーンアップとアーカイブ] から [コンテンツと個人情報の削除] に更新

遡及的なデータ削除をを有効にするには、管理者設定を開きます。

1. 対象のオフィス / グループ / コンタクトセンターを選択します。

2. [詳細設定] に移動します。

3. [データ保存ポリシー] に移動し、[保存ポリシーを更新] を選択します。

4. 保存ポリシーオプションを選択します。

5. [ポリシーを保存] を選択します。

6. 確認ウィンドウで、[このポリシーを既存のデータに今すぐ適用] にチェックを入れます。

7. [ポリシーを適用] を選択します。

制限事項

[コンテンツを削除] から [コンテンツと個人情報の削除] に更新する場合、このオプションは利用できません。

ポリシーがすでに [コンテンツを削除] に設定されており、それを [コンテンツと個人情報の削除] に更新する場合、コンテンツ（録音、トランスクリプト、メッセージ）はすでに削除されているため、遡及的なオプションは適用できません。通話メタデータに残っている個人情報（発信者の身元、電話番号）には別のプロセスが必要なため、カスタマーサービスまでお問い合わせください。

メッセージ、FAX、ボイスメールについては、[コンテンツを削除] によってすでにすべての個人情報が削除されるため、[コンテンツを削除] から [コンテンツと個人情報の削除] への切り替えは通話記録にのみ影響します。

オフィスレベルのポリシー変更において、遡及的なデータ削除を利用できるのは、そのオフィスに含まれるエンティティ（ユーザー、グループ、コンタクトセンター、コーチングチームの合計）が 30 以下の場​​合のみです。オフィスがこの制限を超える場合、遡及的なデータ削除についてはカスタマーサービスまでお問い合わせください。

データ保持ポリシーの削除

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

1. [オフィス] を開きます。

2. [データ保持ポリシー] をクリックします。

3. [データ保持ポリシーを削除] ボタンをクリックします。

4. [ポリシーを削除] をクリックして設定を保存します。

コンタクトセンター・グループレベルでポリシーを削除する場合、以下2つのオプションがあります：

1. オフィスのデータ保持ポリシーを引き継ぐ (オフィスにポリシーが適用されている場合)

2. すべてのデータ保持ポリシーを削除する

   

オフィス全体のポリシーが削除されると、そのポリシーを継承しているオフィス内のすべてのエンティティからも削除されます。

FAQ

カンパニーレベルでデータ保持ポリシーを設定できますか？

いいえ、現時点ではできません。ただし、あとから作成されるオフィスには、プライマリオフィスに設定されているポリシーが初期値として適用されます。新しいオフィスを作成する際に、手動で追加のポリシーを適用する必要はありません。

オフィス管理者がオフィスのデータ保持ポリシーを設定できますか？

いいえ、できません。データ保持ポリシーの設定はカンパニー管理者のみが実行できます。

エージェントスクリーンキャプチャはデータ保持ポリシーに含まれますか？

いいえ。エージェントスクリーンキャプチャの保持期間は1年間です。1年を経過するとデータは削除されます。

データが匿名化されるまでの期間は？

匿名化するデータ量によります。対象データが大量に存在する場合、コンテンツの完全削除に数日〜数週間を要することがあります。

Dialpad Meetings の保持ポリシーは?

選択した Dialpad 保持ポリシーは、Dialpad Meetings に自動的に適用されます。

削除されたユーザーのデータにアクセスできますか？

ユーザーが削除された場合、そのデータには72時間アクセス可能です。72時間経過後、ユーザーは完全に削除され、[コンテンツと個人情報の削除] による匿名化が自動的に適用されます。具体的には、以下の処理が実行されます。

• 対象ユーザーの氏名、メールアドレス、および電話番号が通話履歴から削除されます。

• 外部の通話相手（発信者／着信者）の氏名および電話番号が通話履歴から削除されます。

• 通話録音、ボイスメール、トランスクリプト、および AI データが完全に削除されます。

• 通話メタデータ（通話日、開始時刻、通話時間、通話方向［発信／着信］）は、通話履歴およびデータエクスポートに保持されます。

[コンテンツと個人情報の削除] 保持ポリシーが設定されている場合、変更ログに個人情報は保持されますか？

はい。ユーザー名などのユーザー個人情報は、後の診断目的で Dialpad の内部変更ログに保持されることがあります。

保存ポリシーを更新すると、既存のデータに適用されますか？

デフォルトでは、保存ポリシーの変更は将来のデータにのみ適用されます。ただし、より厳格なポリシーに更新する場合（[クリーンアップとアーカイブ] から [コンテンツを削除] または [コンテンツと個人情報の削除] ）、既存のデータに新しいポリシーを遡及的に適用するオプションが表示されます。なお、[コンテンツを削除] から [コンテンツと個人情報の削除] へ変更する場合、遡及的なデータ削除は利用できないため、必要な場合はカスタマーサービスまでお問い合わせください。

なぜオフィスで遡及的なデータ削除を適用できないのですか？

オフィスに 30 を超えるサブターゲット（ユーザー、グループ、コンタクトセンター、コーチングチームの合計）が存在する場合、処理上の制約により、オフィスレベルでのセルフサービスによる遡及的なデータ削除オプションは利用できないため、必要な場合はカスタマーサービスまでご連絡ください。

遡及的なデータ削除にはどのくらいの時間がかかりますか？

処理時間はデータの量によって異なります。小規模なターゲットの場合、数分以内に完了することがあります。大規模なデータセットの場合、数時間かかることがあります。データ削除はバックグラウンドで実行されるため、処理中も通常通り Dialpad を使用し続けることができます。