Dialpad はカスタマイズ可能なデータ保持ポリシーを提供します。お客様のご希望に応じて、削除するデータの種類、ポリシーの種類、期間、削除対象のビジネスユニット（カンパニー全体、特定のオフィス全体、特定のグループ、特定のコールセンター）を設定可能です。
デフォルトでは、お客様がデータを削除、アカウント解約、またはデータ保持ポリシーの設定を望む場合を除き、Dialpad 利用期間中のデータが削除されることはありません。アカウントを解約した場合は、すべてのデータが180日以内に完全削除されます。
データ保持ポリシーの設定
データ保持ポリシーを設定するには、 Dialpad 管理者の氏名と会社名を添えてカンパニー管理者、Google 管理者、Microsoft 管理者より弊社サポートチームまたはカスタマーサクセスチームまでデータ保持ポリシーの対象とする以下の情報をお知らせください：
よく寄せられるご希望は「365日を経過したらカンパニー全体のコンテンツを削除したい」というものになります。
対象とするエンティティ
対象はカンパニー全体、特定のオフィス全体、特定のグループ、特定のコールセンター、特定のユーザー、特定のコーチンググループを選択可能です。
データ保持期間
データ保持期間は1日単位で設定可能です。最短期間は1日となります。
コンテンツの年齢はシステム上でポリシーが適用された時点から換算されます。例えば365日のポリシーを設定した場合、現在から1年を超える年齢のデータが対象となります。
コンテンツを保持する期間の換算は、データ保持ポリシーが初めて適用されるより前に作成されたコンテンツにも適用されます。データ保持ポリシーが適用された日から換算した期間のみ有効になるものではないことにご留意ください。
例：2019年1月1日にカンパニーアカウントを作成。2019年5月1日に30日間のコンテンツを削除するポリシーを設定したと仮定します。この場合は、5月1日時点で、4月1日から4月30日のデータが保持され、1月1日から3月31日のデータは削除されます。5月1日以降は、データの年齢が30日を超えるデータは自動的に削除されます。
ポリシーの種類とデータの種類
ポリシーには以下の３つの種類があります。
アーカイブ
アーカイブにより、データはアプリの検索結果には非表示となりますが、データ自体は削除されません。アーカイブされたデータには、引き続きアナリティクスからアクセスできます。
アーカイブは、データのボリュームが多い環境で、管理者以外のユーザに対して古いデータアクセスを制限しつつ、レポートやアナリティクスで利用するためにデータへのアクセスを維持したい場合などに便利です。
コンテンツの削除
コンテンツの削除は以下のデータを削除します：
- 通話録音
- トランスクリプト
- ボイスメールとそのトランスクリプト
- メッセージ (SMS/IM)
- Fax
- Vi トレーニングデータ
コンテンツの削除は利用者の環境ならびに Dialpad のシステムから完全にデータがパージされることを意味します。
コンテンツの削除は通話のエントリー情報を削除するものではありません。また発呼側 (かける側) と被発呼側 (受ける側) の名前や電話番号を削除するものではありません。名前や電話番号は個人情報に該当しますが、コンテンツには該当しないため、コンテンツの削除でこれらの個人情報は削除されません。
現時点では削除するコンテンツをカスタマイズできません。例えばトランスクリプトを残してボイスメールだけ削除することや、通話録音を残してボイスメールだけ削除といったことには対応していません。コンテンツを削除するとすべてのコンテンツが削除されます。
コンテンツと Personal Information (PI)* の削除
エンティティからユーザーが紐づくコンテンツとユーザー個人を特定できるすべての情報を削除します。これはコンテンツの削除に加え、通話のメタデータから個人情報を削除することを意味します。具体的には、通話履歴から個人を特定できる以下のすべてのデータを削除します：
- 外部通話相手の名前と電話番号
- 通話参加者 ID
- ルーティングデータ
- すべてのコンテンツ (コンテンツの削除を参照)
データの種類とポリシーの種類
| データの種類 |
ポリシーの種類 |
||
|
アーカイブ |
コンテンツ削除 | コンテンツと PI の削除 | |
| 通話録音 | 非表示 | 削除 | 削除 |
| トランスクリプト | 非表示 | 削除 | 削除 |
| ボイスメール & ボイスメールトランスクリプト | 非表示 | 削除 | 削除 |
| メッセージ (SMS/IM) | 非表示 | 削除 | 削除 |
| Fax | 非表示 | 削除 | 削除 |
| Vi トレーニングデータ | 非表示 | 削除 | 削除 |
| コールログ PI | 非表示 | 削除 | |
一つのグループ (オフィス、グループ、コールセンターなど) に対して複数のポリシーを設定する場合は、同じ期間が適応されることにご留意ください。
* Personal Information (PI) の定義は California Consumer Privacy Act を参照しています。本記事は米国版の日本語訳になります。