データ保持ポリシー

Dialpad はカスタマイズ可能なデータ保持ポリシーを提供します。お客様のご希望に応じて、削除するデータの種類、ポリシーの種類、期間、削除対象のビジネスユニット(カンパニー全体、特定のオフィス全体、特定のグループ、特定のコールセンター)を設定可能です。

デフォルトでは、お客様がデータを削除、アカウント解約、またはデータ保持ポリシーの設定を望む場合を除き、Dialpad 利用期間中のデータが削除されることはありません。アカウントを解約した場合は、すべてのデータが180日後に完全削除されます。

 

データ保持ポリシーは、カンパニー管理者が管理者画面から更新する事ができます。

 

対象とするターゲット

データ保持ポリシーはターゲットに設定をすることで、そのターゲットのデータ (通話、メッセージ、ミーティングなどのインタラクション) に対して適用されます。一人のユーザーが異なるターゲットのコンテキストでデータを生成する可能性があります。

例として、ポリシーがグループに設定された環境で、ユーザーがこのグループの電話番号で実行した通話は、ポリシーの対象となります。一方で、ユーザの個人番号はポリシーの適用対象外となります。

 

データ保持ポリシーは、以下のターゲットに適用できます。

  • オフィス:オフィスに所属する全ユーザー、オフィス代表番号
  • グループグループ番号のインタラクション
  • コールセンターコールセンター番号のインタラクション
  • コーチングチームコーチングチームのユーザーの個人番号のインタラクション
  • ユーザー:ユーザーの個人番号のインタラクション

データ保持ポリシーをオフィスレベルに設定すると、オフィスのすべてのコールセンター、グループ、コーチングチーム、およびユーザーに適用されます。データ保持ポリシーは、特定のコールセンタコールセンター、グループ、コーチングチーム、およびユーザーのみを除外、あるいは編集することができます。

 

データ保持ポリシーの設定

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

オフィスレベルで設定:

  1. [オフィス] を開く
  2. [オフィス] > [データ保持ポリシー] をクリック
  3. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリック
  4. 必要な設定オプションを選択
  5. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存
  6. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定

    Retention_Office.gif

 

コンタクトセンターレベルで設定:

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

  1. [コールセンター] を開く
  2. [詳細設定] を開く
  3. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリック
  4. 必要な設定オプションを選択
  5. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存
  6. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定

オフィスレベルでデータ保持ポリシーが適用されている場合には、自動的にコールセンターに引き継がれています。必要に応じてコールセンターに対する設定を更新してください。

Retention_CC.gif

 

グループレベルで設定:

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

  1. [グループ] を開く
  2. [詳細設定] を開く
  3. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリック
  4. 必要な設定オプションを選択
  5. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存
  6. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定

オフィスレベルでデータ保持ポリシーが適用されている場合には、自動的にグループに引き継がれています。必要に応じてグループに対する設定を更新してください。

Retention_dept.gif

 

コーチングチームレベルで設定:

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

  1. [コーチングチーム] を開く
  2. [データ保持ポリシーを設定する] ボタンをクリック。更新する場合は [データ保持ポリシーを更新]をクリック 
  3. 必要な設定オプションを選択
  4. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存
  5. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定

オフィスレベルでデータ保持ポリシーが適用されている場合には、自動的にコーチングチームに引き継がれています。必要に応じてコーチングチームに対する設定を更新してください。

 

ユーザーレベルで設定:

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

  1. [オフィス] を開く
  2. [オフィス] > [ユーザー] をクリック
  3. ユーザーに対して、[オプション] > [管理者] > [データ保持ポリシーの設定] をクリック
    retention_users.jpg

  4. 必要な設定オプションを選択
  5. [ポリシーを保存] をクリックして設定を保存
  6. [ポリシーを設定] ボタンをクリックして確定

オフィスレベルでデータ保持ポリシーが適用されている場合には、自動的にユーザーに引き継がれています。必要に応じてユーザーに対する設定を更新してください。

 

reentionpolicy_notif.png

 

データ保持期間

データ保持期間は1日単位で設定可能です。最短期間は1日となります。
コンテンツの年齢はシステム上でポリシーが適用された時点から換算されます。例えば365日のポリシーを設定した場合、現在から1年を超える年齢のデータが対象となります。

コンテンツを保持する期間の換算は、データ保持ポリシーが初めて適用されるより前に作成されたコンテンツにも適用されます。データ保持ポリシーが適用された日から換算した期間のみ有効になるものではないことにご留意ください。

例:2019年1月1日にカンパニーアカウントを作成。2019年5月1日に30日間のコンテンツを削除するポリシーを設定したと仮定します。この場合は、5月1日時点で、4月1日から4月30日のデータが保持され、1月1日から3月31日のデータは削除されます。5月1日以降は、データの年齢が30日を超えるデータは自動的に削除されます。

 

ポリシーの種類とデータの種類

ポリシーには以下の3つの種類があります。

クリーンアップ & アーカイブ

アーカイブにより、データはアプリの検索結果には非表示となりますが、データ自体は削除されません。アーカイブされたデータには、引き続きアナリティクスからアクセスできます。

アーカイブは、データのボリュームが多い環境で、管理者以外のユーザに対して古いデータアクセスを制限しつつ、レポートやアナリティクスで利用するためにデータへのアクセスを維持したい場合などに便利です。

コンテンツの削除

コンテンツの削除は、通話録音、トランスクリプト、ボイスメールとそのトランスクリプト、メッセージ 、Ai トランスクリプトなどのユーザーアクティビティに関連するコンテンツ削除します。

コンテンツの削除は利用者の環境ならびに Dialpad のシステムから完全にデータがパージされることを意味します。

コンテンツの削除は通話のエントリー情報を削除するものではありません。また発呼側 (かける側) と被発呼側 (受ける側) の名前や電話番号を削除するものではありません。名前や電話番号は個人情報に該当しますが、コンテンツには該当しないため、コンテンツの削除でこれらの個人情報は削除されません。

現時点では削除するコンテンツをカスタマイズできません。例えばトランスクリプトを残してボイスメールだけ削除することや、通話録音を残してボイスメールだけ削除といったことには対応していません。コンテンツを削除するとすべてのコンテンツが削除されます。

コンテンツと 個人情報の削除

エンティティからユーザーが紐づくコンテンツとユーザー個人を特定できるすべての情報を削除します。これはコンテンツの削除に加え、通話のメタデータから個人情報を削除することを意味します。具体的には、通話履歴から個人を特定できる以下のすべてのデータを削除します:

  • 外部通話相手の名前と電話番号
  • 通話参加者 ID
  • ルーティングデータ
  • すべてのコンテンツ (コンテンツの削除を参照)

データの種類とポリシーの種類

データの種類

ポリシーの種類

クリーンアップと
アーカイブ 

コンテンツの削除 コンテンツと 個人情報
の削除
通話録音 非表示 削除 削除
トランスクリプト 非表示 削除 削除
ボイスメール & ボイスメールトランスクリプト 非表示 削除 削除
メッセージ (SMS/IM) 非表示 削除 削除
Fax 非表示 削除 削除
Ai トレーニングデータ 非表示 削除 削除
コールログ個人情報  非表示   削除
アクションアイテム 非表示 削除 削除
共有ファイル 非表示 削除 削除

 

一つのグループ (オフィス、グループ、コールセンターなど) に対して複数のポリシーを設定する場合は、同じ保存期間に設定します。

 

データ保持ポリシーの削除

Dialpad.com にカンパニー管理者としてログインします。

  1. [オフィス] を開く
  2. [データ保持ポリシー] をクリック
  3. [データ保持ポリシーを削除] ボタンをクリック
  4. [ポリシーを削除] をクリックして設定を保存

    reentionpolicy_delete0.jpg

コールセンター・グループレベルでポリシーを削除する場合、以下2つのオプションがあります:

  1. オフィスのデータ保持ポリシーを引き継ぐ (オフィスにポリシーが適用されている場合)
  2. すべてのデータ保持ポリシーを削除する

    reentionpolicy_delete.jpg

オフィス全体のポリシーが削除されると、そのポリシーを継承しているオフィス内のすべてのエンティティからも削除されます。 

 

 

FAQS

カンパニーレベルでデータ保持ポリシーを設定できますか?

いいえ、現時点ではできません。ただし、あとから作成されるオフィスには、プライマリオフィスに適用されたポリシーで開始されます。新しいオフィスを作成する際に、手動で追加のポリシーを適用する必要はありません。 

 

オフィス管理者がオフィスのデータ保持ポリシーを設定できますか?

いいえ、できません。データ保持ポリシーの設定はカンパニー管理者のみが実行できます。

 

 

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