こちらの記事では、代表番号やグループ番号で着信後のルーティング設定をご案内します。
はじめに、営業時間を設定が完了していることをご確認ください。営業時間内と営業時間外について、それぞれ個別にルーティングを設定します。
代表番号またはグループの [営業時間・着信処理] から [着信処理を編集] を選択します。
営業時間を設定する場合は [営業時間内ルーティング] および [営業時間外ルーティング] の両方を設定する必要があります。
オペレーターを呼び出す
オペレーターの呼び出し方法:
- 最長待機: 待機時間が一番長いオペレーターから順に呼び出します（待機時間はオペレーターが発信するとリセットされます）
- 固定順: 指定した順番にオペレーターを呼び出します
- ラウンドロビン: 着信するオペレーターがローテーションになります
- 一斉鳴動: すべてのオペレーターを同時に呼び出します
オペレーターの呼び出し時間は、鳴動時間で調整できます。応答できるオペレーターがいないとフォールバックオプションの設定に従って転送されます。
最初のオペレーターを呼び出している間、発信者には「プルルル」という呼び出し音が聞こえます。２人目以降のオペレーターを呼び出している間は保留音が流れます。２人目以降のオペレーターを呼び出している間も「プルルル」という呼び出し音にしたい場合はサポートチームまでお問い合わせください。
その他のルーティングオプション
その他のルーティングオプションを選択する場合は鳴動しません。着信は以下の転送先にルーティングされます。
- ボイスメール：ボイスメールが残るとエージェントは通知を受けます。
- メッセージ：デフォルト、あるいはカスタムメッセージを発信者へ再生します。
- 別のグループへ：別のグループや代表番号へ通話を転送します。
- ユーザの個人番号またはデスクフォン：特定のユーザやデスクフォンへ転送します。Dialpad外の電話番号を入力する場合は、サポートへご連絡ください。オプションを有効をさせていただきます。
- IVR (音声自動応答メニュー)：発信者に音声メニューが流れ、発信者が押す番号によって転送先を設定することができます。番号別の転送先は、ダイアルバイネームディレクト、内線番号ディレクト、グループに転送、ユーザーに転送/#、ボイスメールを残す、メッセージ、オペレーター、あるいはオフ。
- IVRでは、カンパニー内の別オフィスのグループやコールセンターへ転送できます。
ボイスメールへ転送
着信時に鳴動させず、発信者を直接ボイスメールへルーティングするには、このオプションを選択します。ボイスメールが残されるとオペレーターに通知が送信されます。
営業時間内と営業時間外にそれぞれ異なるボイスメールメッセージを設定できます。
メッセージへ
[メッセージへ]を選択すると、設定したメッセージが発信者へ再生された後に通話が切断されます。発信者はボイスメールを残すことはできません。
デフォルトのメッセージを使うか、カスタムメッセージを録音または音声ファイルをアップロードできます。
営業時間内・営業時間外に異なるメッセージを設定可能です。
別のグループへ転送
別のグループや代表番号へ通話を転送したい場合にこのオプションを選択します。ドロップダウンメニューリストから自動転送先のグループや代表番号を選択します。
オフィスが複数ある場合は、異なるオフィスの代表番号、グループ、コールセンターを選択可能です。異なるオフィスへの転送設定はカンパニー管理者権限または転送先オフィスのオフィス管理者権限が必要です。
ユーザー、デスクフォン、他の電話番号へ転送
ユーザの個人番号またはデスクフォンに転送したい時にこのオプションを選択します。
検索フィールドにチームメンバーもしくはデスクフォンの名前を入力します。Dialpad 以外の電話番号を入力する場合、半角英数字で入力後エンターキーを押すと自動的にハイフンが入り番号が保存されます。
IVR (音声自動応答メニュー) へ転送
このオプションを選択すると発信者に音声メニューが流れ、発信者が押す番号によって転送先を設定することができます。
IVR メニューのオプションは次の通りです:
- ダイアルバイネームディレクトリ (カンパニー全体から検索可、日本語には対応していません。)
- 内線番号ディレクトリ
- グループに転送
- ユーザーに転送 /#
- ボイスメールを残す
- メッセージ
- オペレーター
- オフ
IVR メニューはデフォルトの音声を使用するか、カスタマイズできます。例えば「セールスへ接続するには1を、総務へ接続するには2を、ボイスメールを残すには3を押して下さい」というメッセージをご自身で録音したり、音源をアップロードすることが可能です。
発信者が番号を押さない場合、デフォルトでは IVRメニューを３回再生した後に自動的に切断します。[メニューオプション] を選択することで、切断せずに他のオプションを設定できます。
メニューオプションに [メッセージ] を設定した場合、IVRメニューを３回再生した後にメッセージを一度再生し、その後 IVR メニューが再生され発信者が切断するまでループします。
[ダイアルバイネームディレクトリ] は日本語のメニューではご利用いただけません。
Dialpad 以外の電話番号に転送する場合
- [ユーザーに転送] を選択して電話番号を入力
- エンターキーを押します
- その番号に名前をつけます
オペレーターに転送する場合
- 全てのオペレーターをオペレーターのルーティングオプションにしたがって呼び出します
- 全てのオペレーターが応答できない場合、IVRのメッセージに再接続されます
応答メッセージ
着信してまず始めに流れるメッセージです。オペレーターを選択している場合は、オペレーターを鳴動させる前に流れます。[その他のルーティングオプション] を選択している場合は、転送される前に発信者にこの応答メッセージが流れます。着信転送先をボイスメールに設定している場合は、応答メッセージに続いてボイスメールメッセージが流れます。
鳴動時間
Dialpad がオペレータが不在と認識するまでの鳴動時間を設定します。ここで設定した内容は営業時間内と営業時間外の両方に適用されます。
保留キュー
オペレーターが通話中やプライバシーモードにしているなど応答可能なオペレーターがいないときに、かかってきた電話をキューで保留させることができます。オペレーターが応答可能になると、キューで待っていた電話がオペレーターを呼び出します。
オフィス管理者とグループ管理者は保留キューの設定を変更することができます。詳細はこちらの記事をご覧ください。
フォールバックオプション
応答できるオペレーターがいないまたは保留キューが上限に達した場合に、転送先を以下のメニューから選択します。
- ボイスメール
- メッセージ: デフォルトメッセージかカスタマイズしたもの
- グループ: 選択したグループへ転送
- ユーザ、デスクフォンへ: 選択したユーザまたはデスクフォンへ転送。外部番号へ転送するには、別途機能の有効化が必須。
- IVR (音声自動応答メニュー)
ボイスメールメッセージ
フォールバックオプションでボイスメールを選択またはIVR でボイスメールを残すを選択した場合は、ボイスメールメッセージを設定します。
個人のボイスメールメッセージの設定と同様に次のオプションがあります:
- デフォルトメッセージを利用
- メッセージを録音する
- 録音済みのメッセージをアップロードする
Q&A
IVR 読み上げメニューをカスタマイズできますか？
できます。IVR 設定の下のフィールドにカスタマイズした mp3 ファイルをアップロードするか、管理コンソール上で直接録音することができます。
IVR についてその留意事項
IVR ダイヤルバイネーム/内線番号ディレクトリ
IVR のメッセージについての注意点
次は？