着信処理の設定

グループや代表番号の着信を応答メッセージで対応したり、オペレーターや異なる応答メッセージに転送できます。

営業時間内・営業時間外

着信処理を設定する前に、グループや代表番号の営業時間内・営業時間外を設定します。

営業時間下で[時間を設定]を選択する場合、営業時間内ルーティングおよび営業時間外ルーティングを設定する必要があります。

JP-Set_open_and_close_hours.png

[24時間365日]を選択する場合、営業時間外ルーティングは設定不要ですので、営業時間内ルーティングのみ調整します。

オペレーターまたは応答メッセージ

営業時間内および営業時間外の双方で、オペレーターか応答メッセージのどちらかを選択できます。

最初の着信時にオペレーターに着信させる、音声自動応答メニューに応答させるかを選択します。

[オペレーター]を選択する場合:

  • 同時に全てのオペレーターを呼び出します
  • すべてのオペレーターが応答できない時は、着信処理の設定に従って転送されます

[応答メッセージ]を選択する場合:

  • 最初の着信時、オペレーターに着信しません
  • 着信処理の設定に従って転送されます

JP-Set_rules_for_open_and_closed_hours-Operators.png

オペレーターが応答できない場合、転送オプションは次の通りです:

  • ボイスメールへ直接転送
  • メッセージへ転送
  • 別のグループへ転送
  • ユーザー、デスクフォンへ転送、電話番号
  • 応答メッセージへ転送

転送オプションについて詳しくは以下をご参照ください。

ボイスメールへ転送

営業時間内および営業時間外の両方設定できます。

代表番号・グループのボイスメールに直接転送したい時にこのオプションを選択します。ボイスメールが残されると、オペレーターにはその通知が送信されます。

営業時間内ボイスメールメッセージおよび営業時間外ボイスメールメッセージをそれぞれ設定します。

JP-Open_Hours_voicemail_greeting.png

個人のボイスメールメッセージを設定するのと同じように、次のオプションがあります:

  • デフォルトメッセージを利用
  • メッセージを録音する
  • 録音済みのメッセージをアップロードする

別のグループへ転送

営業時間内および営業時間外の両方設定できます。

別のグループや代表番号へ通話を転送したい場合にこのオプションを選択します。ドロップダウンメニューのリストの中からお好みのグループまたは代表番号を選択します。

JP-To_another_department.png

ユーザー、デスクフォンへ転送、電話番号

営業時間内および営業時間外の両方設定できます。

別のチームメンバー、デスクフォンに転送したい時にこのオプションを選択します。

検索フィールドにチームメンバーもしくはデスクフォンの名前を入力します。Dialpad外の電話番号を入力する場合、入力後エンターキーを押して番号を保存します。

応答メッセージへ転送

営業時間内および営業時間外の両方設定できます。

このオプションを選択すると、複数の転送先のメニュー中から番号を選択して転送先を選択できます。オペレーターもしくは応答メッセージのどちらかを選択するかで最初の着信処理が少し異なります。

最初にオペレーターに接続する場合、メニューのオプションは次の通りです:

最初に応答メッセージに接続する場合、メニューのオプションは次の通りです:

JP-To_an_automated_response_menu.png

Dialpad外の電話番号に転送する時:

  • 電話番号を入力
  • エンターを押します
  • その番号に名前をつけます

オペレーターに転送する時:

  • 全てのオペレーターを同時に呼び出します
  • 全てのオペレーターが応答できない場合、ボイスメールに接続します

Tips: オペレーターが混み合っている時ボイスメールに接続するには、まずオペレーターを選択し[オペレーターが応答できない場合の転送先:]でボイスメールを選択します。

応答メッセージのメッセージオプションを3種類ご用意しています:

  • デフォルト応答メッセージ
  • メッセージを録音
  • 録音済みのメッセージのアップロード

JP-Default_System_Greeting.png