着信処理の設定

代表番号やグループの営業時間を設定後、次は着信処理の設定です。営業時間内と営業時間外をそれぞれ設定します。

設定するには、[管理者設定] > [グループ] から該当のグループを開き、[営業時間・着信処理]を選択します。代表番号の着信処理の設定は、[管理者設定] > [オフィス] > [代表番号] > [営業時間・着信処理]です。

[時間を設定]を選択する場合、[営業時間内ルーティング]および[営業時間外ルーティング]の両方を設定する必要があります。

オペレーターまたはその他のルーティングオプション

営業時間内および営業時間外の双方で、[オペレーター]か[その他のルーティングオプション](音声自動応答メニュー）のどちらかを選択できます。

[オペレーター]を選択する場合:

• リストから呼び出す順番を選択します
• すべてのオペレーターが応答できない時は、着信処理の設定に従って転送されます

[オペレーター]を選択すると、着信鳴動時間内に応答できなかった場合に転送される際のオペーレーターの呼び出し時間を調整できます。

[応答メッセージ]を選択する場合:

• 最初の着信時、オペレーターに着信しません
• 以下にご紹介する着信処理の設定に従って転送されます

   

ボイスメールへ転送

営業時間内および営業時間外の両方設定できます。

代表番号・グループのボイスメールに直接転送したい時にこのオプションを選択します。ボイスメールが残されると、オペレーターにはその通知が送信されます。

営業時間内ボイスメールメッセージおよび営業時間外ボイスメールメッセージをそれぞれ設定します。

個人のボイスメールメッセージを設定するのと同じように、次のオプションがあります:

• デフォルトメッセージを利用
• メッセージを録音する
• 録音済みのメッセージをアップロードする

メッセージへ

営業時間内・営業時間外の両方で設定できます。

ボイスメールを残さずに音声メッセージへ通話を転送する場合、[メッセージへ]を選択すると自動音声が再生されます。

ボイスメールや応答メッセージのように、デフォルトの音声もしくはご自身で録音したり、既存の音源をアップロードできます。

別のグループへ転送

別のグループや代表番号へ通話を転送したい場合にこのオプションを選択します。ドロップダウンメニューのリストの中からお好みのグループまたは代表番号を選択します。

ユーザー、デスクフォンへ転送、電話番号

営業時間内および営業時間外の両方設定できます。

別のチームメンバー、デスクフォンに転送したい時にこのオプションを選択します。

検索フィールドにチームメンバーもしくはデスクフォンの名前を入力します。Dialpad外の電話番号を入力する場合、半角英数字で入力後エンターキーを押すと自動的にハイフンが入り番号が保存されます。

IVRへ転送

このオプションを選択すると、自動音声が再生され、複数の転送先のメニュー中から番号を選択して転送先を選択できます。

デフォルト応答メッセージは日本語対応していませんので、ご自身で音声メニューを録音するかもともと録音した音源を.mp3形式でアップロードできます。

オペレーターに接続せずにIVRが最初に応答する場合、メニューのオプションは次の通りです:

• ダイアルバイネームディレクトリ
• 内線番号ディレクトリ
• グループに転送
• ユーザーに転送/#
• ボイスメールを残す
• メッセージ
• オペレーター
• オフ

Tips: [その他のルーティングオプション]を最初ルーティングに選択している場合に[オペレーター]がドロップダウンメニューに表示されます。

Dialpad外の電話番号に転送する時

• 電話番号を入力
• エンターを押します
• その番号に名前をつけます

メッセージに転送する時

特定の録音音声を再生する必要がある場合、[メッセージ]を選択し音源をアップロードしたり録音できます。

オペレーターに転送する時

• 全てのオペレーターを同時に呼び出します
• 全てのオペレーターが応答できない場合、IVRのメッセージに再接続

オペレーターが混み合っている時ボイスメールに接続するには、まずオペレーターを選択し[営業時間内に対応可能なオペレーターがいない場合の着信処理を設定します。着信転送先：]でボイスメールを選択します。

着信処理を設定後、最後に詳細設定に進んで 自動通話録音 や デフォルトの発信者番号などを設定します。

この他には？